05.01.2009 | Сообщения в журнале "еврейский берлин" | Община

Из Правления: Доклад Децернента по кадрам и администрации Марка Яффе

Существует лишь немного секторов Еврейской общины Берлина, выглядящих для членов Общины так неясно и нетранспарентно, как администрация и управление кадрами. Это впечатление подкрепляется и тем, что если из этих сфер какая-то информация и доходит, часто она не радостна.
Для посторонних эти области связаны поэтому с образом «чёрного ящика». По этой причине мне важно открыть для Вас этот короб и, образно говоря, представить Вам сегодняшнее содержание и перспективы на будущее. Сейчас под крышей нашей Общины работают 384 сотрудника. На децернаты по вопросам образования и молодёжи приходится ок. 33% рабочих мест, а на децернаты по социальным вопросам и интеграции, а также культа – соответственно по 15%.
Расходы на персонал, составляющие примерно 80%, являются самой большой позицией бюджета. Несмотря на уменьшение числа сотрудников, эта доля продолжает ежегодно возрастать, что можно объяснить следующими двумя факторами: приведение в соответствие окладов сотрудников, а также растущее пенсионное обеспечение бывших сотрудников. Каждому понятно, что ни то, ни другое не может продолжаться из года в год, если исполнение обязательств Общины перед её членами и сотрудниками должно быть сохранено в существующей форме. В связи с этим, естественно, важно планировать будущие потребности в квалифицированных кадрах правильно и доходчиво, а также соответственно этому их оплачивать. В качестве важной части этой стратегии большое значение приобретает тема «правомерной» тарификации сотрудников. Цель заключается в том, чтобы сотрудники на основе транспарентных критериев группировались в соответствующий тарифный разряд согласно их образованию и выполняемых ими задач. Эти мероприятия проводятся в ходе стандартизированного процесса согласно «Перечня должностных обязанностей» (ПДО) и последовательно применяются в Общине с мая 2008 года. Рядом с целью корректной тарификации и однозначного описания обязанностей, ПДО служит основой для ясного урегулирования областей компетенции и взаимозамещения сотрудников. Кроме того, из него можно вывести актуальный профиль требований для любого рабочего места.
Существующие сферы обязанностей были частично описаны в 90-х годах самими сотрудниками. Это описание, как правило, всё же не учитывало никакие межфункциональные процессы. Они не были расписаны и с точки зрения оптимизации процесса производства. Отсюда вытекает, что в разных областях деятельности одинаковая или очень похожая работа выполняется различными сотрудниками.
Таким образом, круг опять закрывается. Без убедительного перечня должностных обязанностей нельзя своевременно распознать и распланировать квалификационные потребности сотрудников. Если развивать эту мысль, можно сказать, что без надлежащей концепции развития персонала нельзя проводить никакого сокращения рабочих мест. Вакансии с трудом замещаются из рядов сотрудников, и поэтому, как правило, для занятия рабочих мест прибегают к созданию новых должностей. Это объясняется тем, что в прошлом не принимались никакие меры по дальнейшему развитию и повышению квалификации, учитывающие это.
Ещё одним важным направлением деятельности в кадровой сфере, над которым в настоящее время работают, является пересмотр некоторых, более 30 лет существующих правил и положений Общины. К ним относятся, главным образом, три наши положения по материальному обеспечению сотрудников, трудовое положение, положение по Доверительному совету, а также удовлетворяющее практическим требованиям внедрение нового положения по защите данных. Все эти положения необходимо привести в соответствие с настоящими финансовыми и правовыми обстоятельствами. При этом будут привлечены различные органы Еврейской общины и особенно – Доверительный совет как представитель от персонала.
В организации в будущем будет необходимо усиленно рассматривать неэффективные процессы производства. При этом нужно последовательно внедрять интенсивное использование информационных технологий, по возможности во всех областях. Существует необходимость в получении информации, как например, в упрощении определения платёжных средств. Так, в прошлом комплексные регулярные финансовые данные днями собирались с помощью кропотливой работы. В будущем эта информация должна автоматически выявляться с помощью запрограммированных стандартных отчётов. Предпосылкой для этого является разработка и внедрение новой всеобъемлющей ИТ-концепции.

Это разделяется на две части: первая часть охватывает область поддержки пользователей. Здесь подразумевается подстраховка в форме указаний, а также простой помощи пользователям при проблемах. Вторая часть включает упрощённую установку и обслуживание компьютерных систем, и с другой стороны, интеграцию различных систем, чтобы все подразделения могли получать доступ к необходимой для них информации. Так, например, в будущем персональные обращения к членам Общины и их адреса, как это принято в свободной экономике, должны будут печататься непосредственно в бланках писем, которые затем вкладываются в конверты. До сих пор в ходе этого процесса с большими затратами сначала утверждался список адресатов, затем распечатывались адресные этикетки и, наконец, от руки вкладывали письма в конверты и этикетировали, что занимало, как минимум, два отдела в течение до трёх рабочих дней.
При этом речь идёт не о смене существующих компьютерных систем, а о постепенном расширении и интеграции существующего стандартного программного обеспечения. Целью должно быть получение всеми сотрудниками администрации и подразделений, с которыми администрация работает, совместной платформы программного обеспечения на базе интернет-браузера, с помощью которого, а также и недавно пересмотренных систем электронной почты и интернета Общины, они смогут исполнять свои текущие обязанности.
Важно, чтобы мы в будущем совместно создали современную структуру работы именно в области персонала и администрации, чтобы каждый сотрудник, будь то сегодня или через несколько лет, не только ориентировался в условиях новых производственных процессов, но и последовательно и продолжительно их реализовывал, так чтобы высвобождающиеся рабочие места не нужно было замещать.